27 de abril de 2016

Basta de ser “Buena Gente”

Frecuentemente recibo preguntas de las Juntas Directivas sobre qué se puede hacer para asegurar cumplimiento con los documentos rectores.   Mi respuesta siempre es “¡Deje de ser Buena Gente!” Si los violadores no creen que habrá repercusiones por sus actos, entonces no existe incentivo para que cambien su comportamiento.

En esencia, una asociación necesita tener en pié una política clara que indique cuáles pasos serán tomados cuando existe una violación o incumplimiento de sus documentos rectores o falta de pago de cuotas.   Para este último, la asociación debe consultar el proceso de cobro con su abogado y crear un sistema que funcione automáticamente cuando un pago primero se atrasa en lugar esperar seis o doce meses en el futuro.

Para una violación de documento, la Asociación, debe trabajar con su abogado para crear un sistema a través del cual se puedan generar cartas, y calendarios con fechas de vencimiento para tomar pasos adicionales.   Por ejemplo, si un propietario ha violado una provisión de los documentos rectores, el primer paso pudiera ser una carta de la Asociación buscando cumplimiento dentro un número específico de días, e informando que el asunto será entregado al abogado por falta de cumplimiento. Si el propietario falla en cumplir, el próximo paso sería que el abogado le envíe la notificación exigiendo su cumplimiento o demanda.    Esta demanda también debe tener su fecha de cumplimiento y debe notificar la posición de la asociación de llevar el caso hasta arbitraje, mediación u otro proceso legal; y que tal curso pudiera resultar en exponer al propietario a gastos y honorarios.   Una vez las fechas de la demanda se han vencido, el próximo paso debe tomarse automáticamente.    Este próximo paso seria arbitraje no-obligado, mediación pre-demanda judicial y/o litigio dependiendo de la naturaleza de la asociación (condominio versus asociación de propietarios) y la violación.

La teoría detrás de tener un proceso claro, no es promover litigios desenfrenado, sino disuadir el comportamiento inadecuado y evitar cumplimiento selectivo.    Una vez que los propietarios vean que la asociación está tomando una postura firme, estarán menos dispuestos a desviarse del comportamiento que se espera de ellos.

13 de abril de 2016

Privilegio de Abogado y Cliente cuando miembros de la Junta Directiva presentan una demanda contra la Asociación.

Supongamos que una asociación acaba de hacer su elección y uno o más de los nuevos directores está involucrado en un caso que está siendo defendido o acusado por la asociación.  ¿Ahora,  qué se hace?  Obviamente existe un conflicto de intereses, pero la participación en una demanda contra la asociación no es uno de los factores que lo hace inelegible para servir en la Junta.   Por lo tanto, la persona puede tomar su puesto en la Junta, siempre que todos los demás aspectos de su proceso de elección sean válidos.

No obstante, la Junta debe tomar medidas para asegurar que la estrategia y opciones legales obtenidas por el abogado por parte de la asociación continúan siendo privilegiadas.   Esto se puede lograr de varias maneras.  Una opción es que la persona o personas con el conflicto se excusen de participar en cualquier reunión o votación relacionado con la demanda.   El deber fiduciario a la asociación sería cumplido.  ¿Pero, qué sucede si esto significa falta de quórum en la Junta para tomar una decisión?

Una alternativa mejor es tener una reunión de la junta abierta con el único propósito de crear un Comité de Litigio que consista de Miembros de la Junta que no tienen un conflicto.   Los documentos rectores determinarán si los miembros del comité son escogidos por el presidente de la asociación o por la Junta en su totalidad.  La reunión para crear el Comité de Litigio estaría abierta a todos los miembros de la Junta de la Asociación.   A las personas con el conflicto se les debe permitir votar sobre este asunto (si los documentos requieren su voto) y su obligación fiduciaria debe dictar que ellos voten a favor de dicho comité o abstenerse completamente de votar.

Durante la reunión, se le debe conceder al Comité de Litigio todos los poderes necesarios para permitir el acuerdo o resolución a través de apelación.   De otra forma, si el comité continuamente tiene que regresar a la Junta para obtener más autoridad, la persona o personas con el conflicto pudieran deducir qué está sucediendo, y la creación del comité sería en vano.

Una vez que el Comité de Litigio es creado, el primer paso es concretar una reunión privada con el abogado.   Esto le permitirá al abogado poder reunirse con las personas con las cuales estarán trabajando durante el litigio, asegurar que ellos están al tanto de sus obligaciones, y educarles sobres los puntos del caso y estrategias a considerar.